Die Verpflegung von Kindern in Kitas und Schulen ist eine verantwortungsvolle Aufgabe, bei der zwei Welten aufeinandertreffen: Auf der einen Seite steht der Anspruch auf gesunde, frische und abwechslungsreiche Mahlzeiten, die den Bedürfnissen von Kindern entsprechen. Auf der anderen Seite gibt es strikte Budgetvorgaben, begrenzte Ressourcen und Wettbewerbsdruck unter Catering-Anbietern.
Die zentrale Frage lautet: Wie kann man qualitativ hochwertiges Essen anbieten und gleichzeitig wirtschaftlich arbeiten?

In diesem Beitrag beleuchten wir die wesentlichen Faktoren einer fundierten Kalkulation, gehen auf Kostenfallen und Einsparmöglichkeiten ein, zeigen praktische Beispiele aus dem Alltag und erklären, wie digitale Tools und strategische Planung helfen, den Spagat zwischen Qualität und Wirtschaftlichkeit zu meistern.

Eine solide Kalkulation ist das Fundament eines wirtschaftlich funktionierenden Verpflegungsbetriebs. Wer nur „ungefähr“ plant, riskiert unbemerkt steigende Kosten, sinkende Margen und am Ende einen Verlust, der selbst bei hoher Auslastung auftreten kann.

Drei Gründe, warum Kalkulation so entscheidend ist:

• Transparenz: Man weiß genau, wie sich der Preis einer Mahlzeit zusammensetzt und kann diese Information bei Bedarf auch offenlegen – ein Pluspunkt in der Zusammenarbeit mit Trägern.
• Steuerung: Nur wer seine Kosten kennt, kann gezielt an Stellschrauben drehen, um Effizienz zu verbessern.
• Sicherheit: Unerwartete Preissteigerungen (z. B. Energie, Lebensmittel) können besser abgefangen werden.

Die Kalkulation einer Kita- oder Schulmahlzeit setzt sich aus verschiedenen Kostenblöcken zusammen. Diese müssen vollständig erfasst werden, um später keine bösen Überraschungen zu erleben.

Lebensmittelkosten (Wareneinsatz)

• Der Einkaufspreis aller Zutaten für eine Mahlzeit.
• Je nach Speiseplan und Qualitätsanspruch schwanken diese zwischen 30 und 45 % des Verkaufspreises.
• Einflussfaktoren: saisonale Verfügbarkeit, Lieferantenkonditionen, Bio-Anteil, regionale Beschaffung.

Personalkosten

• Köche, Küchenhilfen, Ausgabekräfte, Fahrer für die Lieferung.
• Auch Schulungen, Urlaubs- und Krankheitsvertretungen einrechnen.
• In der Gemeinschaftsverpflegung oft der zweitgrößte Kostenblock.

Logistikkosten

• Transport von der Küche zu den Einrichtungen.
• Fahrzeugkosten, Treibstoff, Wartung, Versicherung.
• Verpackungen (Einweg, Mehrweg) und Warmhaltebehälter.

Verwaltungskosten

• Bestellwesen, Abrechnung, Kommunikation mit Eltern und Einrichtungen.
• Lizenzkosten für Software, Büroausstattung, Personal in der Verwaltung.

Investitionen & Instandhaltung

• Küchengeräte, Geschirr, Kühltechnik.
• Reparaturen, Ersatzanschaffungen, regelmäßige Wartungen.

Gemeinkosten

• Energie, Wasser, Müllentsorgung, Reinigung.
• Versicherung, Zertifizierungen, Mitgliedschaften.

Nehmen wir an, ein Caterer beliefert eine Grundschule mit 200 Mahlzeiten täglich.

Beispielkalkulation pro Mahlzeit:

• Wareneinsatz: 1,25 € (regionale und saisonale Produkte, teilweise Bio)
• Personal: 1,15 € (inkl. Koch, Küchenhilfe, Ausgabekraft)
• Logistik: 0,55 € (Fahrzeug, Benzin, Verpackung)
• Verwaltung: 0,30 € (Bestellungen, Abrechnung, Kundenservice)
• Gemeinkosten: 0,25 € (Energie, Wasser, Müll)
• Gewinn & Rücklage: 0,50 €

→ Verkaufspreis: 4,00 € pro Mahlzeit

Dieses Beispiel zeigt: Schon kleine Preissteigerungen bei einzelnen Posten (z. B. +0,10 € Wareneinsatz) können sich über viele Mahlzeiten schnell summieren.

Viele Caterer geraten unbemerkt in wirtschaftliche Schieflage, weil sie bestimmte Punkte übersehen:

• Abfall nicht einkalkuliert: Portionsreste, Überproduktion oder Lagerverluste können 5–10 % der Kosten ausmachen.
• Saisonale Preisschwankungen unterschätzt: Erdbeeren im Winter oder Tomaten außerhalb der Saison treiben die Kosten hoch.
• Versteckte Nebenkosten ignoriert: Wartungen, Zertifizierungsgebühren, zusätzliche Verpackungskosten.
• Zu niedrige Gewinnmarge: Eine zu knapp kalkulierte Marge lässt keinen Puffer für unvorhergesehene Ausgaben.

Saisonale und regionale Speisepläne

• Reduziert Einkaufspreise durch Nutzung von Ernteüberschüssen.
• Kürzere Transportwege senken die Logistikkosten.
• Kommunikativ nutzbar: „Unser Menü kommt aus der Region.“

Portionsgenaue Planung

• Analyse der Essensannahme: Welche Gerichte werden aufgegessen, wo gibt es viel Rücklauf?
• Bestellungen exakt anpassen, um Überproduktion zu vermeiden.

Wareneinsatz optimieren

• Rahmenverträge mit Lieferanten für bessere Konditionen.
• Ersatz teurer Zutaten durch preisgünstigere Alternativen mit gleichem Nährwert.
• Resteverwertung (unter Beachtung der Hygienevorschriften), z. B. Gemüse in Suppen weiterverarbeiten.

Effiziente Arbeitsprozesse

• Küchenlayout und Abläufe so gestalten, dass die Arbeitswege kurz sind.
• Aufgaben klar verteilen, um Leerlauf zu vermeiden.
• Maschinen optimal nutzen (z. B. Kombidämpfer statt mehrere Einzelgeräte).

Digitale Tools helfen, Kosten im Blick zu behalten und Trends früh zu erkennen:

• Bestell- und Abrechnungssysteme: Automatische Auswertungen zu Mengen, Abfällen und Umsatz.
• Warenwirtschaftssysteme: Einkaufspreise, Lagerbestände, Mindesthaltbarkeiten im Blick.
• Analyse-Tools: Erkennen von Trends bei Bestellungen, um Speisepläne anzupassen.

Eine transparente Kalkulation kann ein Wettbewerbsvorteil sein:

• Verständlich aufbereiten: Keine komplizierten Tabellen, sondern klare Darstellungen.
• Qualitätsargumente einbinden: Warum bestimmte Produkte teurer, aber besser sind (Bio, fair, regional).
• Langfristige Preisabsicherung: Festpreise für 6–12 Monate vereinbaren, um Planbarkeit zu schaffen.

Fall 1 – Kita-Caterer mit Bio-Anteil:
Durch saisonale Planung konnte der Bio-Anteil beibehalten und gleichzeitig der Wareneinsatz um 8 % gesenkt werden.

Fall 2 – Schulmensa mit digitaler Vorbestellung:
Digitale Essensbestellung reduzierte die Überproduktion um 12 %, was einer Ersparnis von rund 15.000 € im Jahr entsprach.