Die Verpflegung von Kitas und Schulen wird in vielen Fällen öffentlich ausgeschrieben. Für Caterer ist das einer der wichtigsten, aber auch anspruchsvollsten Bereiche ihres Geschäfts: Ausschreibungen entscheiden über Aufträge, Auslastung und Wachstum – gleichzeitig sind sie komplex, formal streng geregelt und oft zeitintensiv.
Wer die Regeln kennt, strategisch vorbereitet ist und professionell auftritt, verschafft sich entscheidende Vorteile.

In diesem Beitrag zeigen wir, worauf es bei Ausschreibungen in der Gemeinschaftsverpflegung wirklich ankommt – von der rechtlichen Grundlage über die Angebotsgestaltung bis hin zu modernen Erfolgsfaktoren wie Nachhaltigkeit, Digitalisierung und Transparenz.

In Deutschland gilt das Vergaberecht für alle öffentlichen Einrichtungen, also auch für Kitas, Schulen und Träger, die durch Kommunen finanziert werden. Sie müssen Aufträge ab bestimmten Schwellenwerten ausschreiben, um Wettbewerb und Transparenz zu gewährleisten.

Für Caterer bedeutet das:

• Aufträge können nicht einfach direkt vergeben werden – sie müssen über ein formales Verfahren gewonnen werden.
• Eine Ausschreibung eröffnet Chancen, aber nur, wenn sie professionell vorbereitet und rechtssicher umgesetzt wird.
• Qualität und Wirtschaftlichkeit müssen nachvollziehbar dargestellt werden.

Der Aufwand lohnt sich: Wer gute Ausschreibungen versteht, steigert seine Erfolgschancen langfristig und kann strategisch planen – statt nur „mitzubieten“.

Ausschreibungen folgen klaren Regeln, die je nach Auftragsvolumen unterschiedlich sind.

• UVgO (Unterschwellenvergabeordnung): Gilt für nationale Vergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte.
• VgV (Vergabeverordnung): Regelt EU-weite Ausschreibungen oberhalb bestimmter Schwellenwerte.
• VOL/A (Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen): Enthält praktische Regelungen für die Durchführung.

Typische Verfahren:

• Offenes Verfahren: Jeder interessierte Anbieter kann ein Angebot abgeben.
• Nichtoffenes Verfahren: Nur ausgewählte Anbieter nach vorheriger Eignungsprüfung dürfen bieten.
• Verhandlungsverfahren: Die Vergabestelle kann mit ausgewählten Caterern verhandeln – oft relevant bei komplexen Leistungsanforderungen (z. B. Schulmensen mit Zusatzleistungen).

Caterer sollten genau prüfen, welches Verfahren angewendet wird und welche Anforderungen gelten – die Vergabeunterlagen sind das zentrale Dokument.

Der häufigste Fehler vieler Anbieter liegt darin, Unterlagen nur oberflächlich zu lesen. Doch in der Ausschreibung steht alles, was später über Erfolg oder Ablehnung entscheidet:

• Leistungsbeschreibung: Welche Verpflegungsart (Cook & Serve, Cook & Chill etc.) ist gewünscht?
• Mengen und Häufigkeit: Anzahl der Mahlzeiten, Altersgruppen, Sonderkostformen.
• Qualitätskriterien: Bio-Anteile, regionale Herkunft, Nachhaltigkeitsaspekte, DGE-Standards.
• Bewertungskriterien: Preis, Qualität, Konzept, Service – und deren Gewichtung.
• Fristen und Formalien: Abgabedatum, geforderte Nachweise, digitale Abgabeportale.

Ein strukturiertes Vorgehen hilft:

1. Unterlagen vollständig prüfen und offene Punkte klären.
2. Alle Nachweise frühzeitig bereitlegen (Hygienezertifikate, Referenzen, Unternehmensnachweise).
3. Konzept und Kalkulation gezielt auf die Bewertungslogik der Vergabestelle ausrichten.

Früher entschied oft der niedrigste Preis. Heute achten immer mehr Kommunen und Träger auf qualitative Kriterien. Themen wie Ernährungsqualität, Nachhaltigkeit, Regionalität und pädagogischer Mehrwert werden zunehmend stärker bewertet.

Das bedeutet:

• Gute Konzepte können Preisunterschiede kompensieren.
• Detaillierte Darstellungen von Speiseplänen, Zubereitungsarten, Lieferketten und Hygienemanagement schaffen Vertrauen.
• Verweise auf Standards (z. B. DGE-Zertifizierung) oder Nachhaltigkeitssiegel wirken als Qualitätssignale.

Caterer sollten daher ihr Alleinstellungsmerkmal klar benennen: Was unterscheidet uns von anderen?

Die Zukunft der Gemeinschaftsverpflegung ist digital, nachhaltig und transparent. Wer das glaubwürdig darstellt, punktet bei Ausschreibungen gleich doppelt – bei Qualität und bei Innovationskraft.

Beispiele für Pluspunkte in der Bewertung:

• Nachhaltigkeit: Einsatz regionaler und saisonaler Produkte, Mehrwegverpackungen, energieeffiziente Geräte, Müllvermeidung.
• Ernährungsbildung: Begleitende Projekte mit Kindern, Kooperationen mit Einrichtungen.
• Digitalisierung: Systeme wie Gabel1 ermöglichen transparente Bestell-, Abrechnungs- und Feedbackprozesse zwischen Caterer, Einrichtung und Eltern.

Solche Lösungen zeigen Professionalität, Effizienz und moderne Strukturen – ein klarer Vorteil bei der Vergabeentscheidung.

Erfolgreiche Caterer betrachten Ausschreibungen nicht als einmaliges Ereignis, sondern als Teil einer strategischen Routine.

Vorbereitung:

• Vergabeplattformen regelmäßig beobachten (z. B. bund.de, TED, Vergabe.NRW).
• Standardisierte Angebotsunterlagen im Unternehmen aufbauen.
• Ansprechpartner für Vergaberecht und Angebotskoordination benennen.

Angebotsgestaltung:

• Klare, strukturierte Darstellung (Inhalt, Konzept, Qualität).
• Visualisierungen (Beispielspeisepläne, Prozessdiagramme) helfen bei der Verständlichkeit.
• Eine transparente Kalkulation, die Qualität und Wirtschaftlichkeit erklärt.

Tipp: Viele Einrichtungen schätzen, wenn Caterer auch proaktiv Verbesserungsvorschläge oder innovative Ideen einbringen – das zeigt Engagement über das Pflichtmaß hinaus.

Auch nach der Vergabe lohnt sich ein professioneller Umgang. Wer nicht den Zuschlag erhält, kann von der sogenannten Bieterinformation profitieren: Sie zeigt, welche Bewertungskriterien ausschlaggebend waren und wo Verbesserungspotenzial besteht.

Wer den Zuschlag erhält, sollte:

• klare Kommunikationswege mit der Einrichtung etablieren,
• Feedbacksysteme aufbauen (z. B. digitale Rückmeldungen über Gabel1),
• Nachweise und Dokumentation fortlaufend pflegen (Qualität, Hygiene, Zufriedenheit).

So wird aus einem gewonnenen Auftrag eine langfristige Partnerschaft – und aus der Ausschreibung ein wiederholbarer Erfolg.

Ausschreibungen sind anspruchsvoll, aber sie eröffnen Caterern enorme Chancen. Wer sich gut vorbereitet, professionell auftritt und Qualität glaubwürdig darstellt, hebt sich klar vom Wettbewerb ab.

Ein gutes Angebot überzeugt nicht nur durch Zahlen, sondern durch ein durchdachtes Gesamtkonzept – mit Fokus auf gesunde Ernährung, Nachhaltigkeit und reibungslose Abläufe.

Digitale Tools wie Gabel1 helfen dabei, Transparenz, Organisation und Kommunikation auf höchstem Niveau darzustellen – ein entscheidender Vorteil in jeder modernen Vergabe.

Wer Ausschreibungen nicht als Pflicht, sondern als Möglichkeit zur Positionierung versteht, gewinnt langfristig: mehr Aufträge, mehr Vertrauen und eine stärkere Marke.